Ako evidovať trasy a účel jazdy tak, aby dávali zmysel aj účtovníkovi
Správne evidovanie trás a účelu jazdy je dôležité pre účtovníka aj pre kontrolu finančnej správy. Pozrime sa, ako evidovať trasy a účel tak, aby boli zrozumiteľné a obhájiteľné.
Základné požiadavky
Podľa zákona o DPH musí evidencia obsahovať:
- Trasu jazdy – miesto začiatku a konca jazdy
- Účel jazdy – služobná alebo súkromná
- Účel služobnej jazdy – konkrétny účel služobnej jazdy
Ako evidovať trasu
1. Buďte špecifickí
Zle: "Bratislava" Dobre: "Bratislava, ul. Hlavná 1 → Košice, ul. Hlavná 10"
2. Uvádzajte konkrétne adresy
- Začiatok: Konkrétna adresa alebo miesto
- Koniec: Konkrétna adresa alebo miesto
- Zastávky: Ak sú zastávky, uviednite ich
3. Použite mapové aplikácie
- Google Maps
- Waze
- Mapy.cz
- Iné mapové aplikácie
4. Príklady správnych trás
Príklad 1: Služobná cesta
- Trasa: "Bratislava, sídlo firmy → Košice, obchodné centrum, stretnutie s klientom XY"
- Účel: "Služobná cesta – obchodné stretnutie s klientom XY"
Príklad 2: Nákup tovaru
- Trasa: "Bratislava, sídlo firmy → Bratislava, obchod s kancelárskym tovarom"
- Účel: "Služobná cesta – nákup kancelárskeho tovaru pre firmu"
Príklad 3: Dodanie tovaru
- Trasa: "Bratislava, sklad → Trnava, adresa zákazníka XY"
- Účel: "Služobná cesta – dodanie tovaru zákazníkovi XY"
Ako evidovať účel jazdy
1. Buďte konkrétni
Zle: "Služobná cesta" Dobre: "Služobná cesta – obchodné stretnutie s klientom XY v Bratislave"
2. Uvádzajte detaily
- Kto: S kým ste sa stretli
- Čo: Čo ste robili
- Kde: Kde sa to stalo
- Prečo: Prečo ste tam išli
3. Použite šablóny
Pre opakované účely použite šablóny:
- "Služobná cesta – obchodné stretnutie s klientom [meno] v [mesto]"
- "Služobná cesta – nákup [typ tovaru] pre firmu"
- "Služobná cesta – dodanie tovaru zákazníkovi [meno]"
Čo účtovník potrebuje
1. Zrozumiteľnosť
Účtovník potrebuje:
- Zrozumiteľný opis trasy a účelu
- Jasné rozlíšenie služobných a súkromných jázd
- Konzistentné formátovanie
2. Kompletnosť
Účtovník potrebuje:
- Všetky potrebné údaje
- Doklady k služobným jazdám
- Vysvetlenia pre zložitejšie prípady
3. Presnosť
Účtovník potrebuje:
- Presné údaje o kilometroch
- Presné dátumy a časy
- Presné trasy
Časté chyby
1. Vágny účel
Chyba: "Služobná cesta" Oprava: "Služobná cesta – obchodné stretnutie s klientom XY v Bratislave"
2. Neúplná trasa
Chyba: "Bratislava" Oprava: "Bratislava, ul. Hlavná 1 → Košice, ul. Hlavná 10"
3. Nezrozumiteľný jazyk
Chyba: "Schúzka s XY" Oprava: "Služobná cesta – obchodné stretnutie s klientom XY"
Praktické tipy
- Použite šablóny – vytvorte šablóny pre opakované účely
- Buďte konzistentní – používajte konzistentné formátovanie
- Kontrolujte – pravidelne kontrolujte správnosť zápisov
- Komunikujte – komunikujte s účtovníkom o požiadavkách
Záver
Správne evidovanie trás a účelu jazdy uľahčí prácu účtovníkovi a zvýši obhájiteľnosť pri kontrole. Buďte špecifickí, konzistentní a kompletní.
Tento článok má informatívny charakter a nenahrádza odborné daňové poradenstvo.
Ako vám s tým pomôže SmartJazdy (a pomôcky zdarma)
Ak nechcete študovať legislatívu večer po práci, cieľ je jednoduchý: mať jasné podklady, ktoré dávajú zmysel účtovníkovi aj pri kontrole. SmartJazdy je navrhnuté tak, aby ste to zvládli priebežne – bez excelu a bez stresu.
Odporúčané odkazy
- SmartJazdy – elektronická kniha jázd (registrácia)
- SmartJazdy pomôcky – všetky pomôcky
- Plánovanie trasy
- SmartJazdy – kalkulačka DPH
- SmartJazdy – kalkulačka parkovania
Rýchly onboarding (2 min)
- Zaregistrujte sa a nastavte firmu/vozidlá.
- Evidujte jazdy priebežne (účel + trasa + km).
- Doklady ukladajte hneď (foto/scan) a exportujte podklady pre účtovníctvo.
Poznámka: článok má informatívny charakter. Pri špecifických prípadoch odporúčame konzultáciu s účtovníkom alebo daňovým poradcom.