Export výkazu knihy jázd do Excelu, CSV a XML: čo treba evidovať a prečo ísť nad rámec tabuľky

Mnohí podnikatelia a firmy riešia knihu jázd v Exceli – je to známy formát, účtovníčka ho pozná a na prvý pohľad stačí mať tabuľku so záznamami. Problém je, že zákon presne vraví, aké údaje musí evidencia obsahovať, a keď niečo chýba alebo je zle, môžete mať pri kontrole nepríjemnosti. Navyše účtovníctvo alebo rôzne programy často potrebujú dáta v konkrétnom formáte: niekto chce Excel, iný potrebuje export do CSV alebo XML. V tomto článku si povieme, čo musí správny výkaz knihy jázd podľa zákona obsahovať, prečo má zmysel mať export do viacerých formátov, a v čom môže pomôcť aplikácia namiesto toho, aby ste všetko držali len v jednej Excel tabuľke.

Čo musí byť v knihe jázd podľa zákona?

Zákon o DPH (konkrétne § 58) hovorí, že evidencia jázd musí mať v každom zázname: kedy jazda začala a kedy skončila (dátum a čas), koľko kilometrov ste najazdili, či išlo o jazdu služobnú alebo súkromnú, odkiaľ a kam ste jeli (trasa) a ak bola jazda služobná, tak aj konkrétny účel – napríklad služobná cesta alebo obchodné stretnutie. Tieto veci v praxi zodpovedajú stĺpcom v tabuľke. Ak niektorý z nich chýba, evidencia nie je úplná a pri kontrole to môže byť problém. Preto aj keď exportujete výkaz knihy jázd do Excelu, do CSV alebo do XML, mali by v ňom tieto údaje byť vždy a konzistentne vyplnené.

V aplikácii SmartJazdy.sk máte k dispozícii výkaz v podobe záznamu o prevádzke vozidla – môžete ho exportovať do Excelu, CSV alebo XML. Nižšie je ukážka prvých dvoch strán tohto výkazu (úvodná strana a prvá strana tabuľky s jazdami).

Prečo vlastne Excel, CSV a XML?

Excel je pre väčšinu ľudí najzrozumiteľnejší – účtovníčka v ňom vie počítať, filtrovať, robiť súčty. CSV je jednoduchý textový formát, do ktorého vedia načítať dáta rôzne účtovné programy alebo iné systémy, takže je praktický, keď potrebujete dáta niekam „pretlačiť“. XML je viac technický formát, ale niektoré systémy alebo archívy s ním pracujú a vyžadujú ho. Keď vediete knihu jázd len v jednom Excel súbore, máte typicky len jeden výstup.

Čím viac formátov vám nástroj ponúka, tým menej budete musieť manuálne upravovať alebo prepisovať, keď účtovníčka alebo niekto iný potrebuje dáta inak.

Čo vám môže dať aplikácia navyše oproti čistej Excel tabuľke?

V Exceli sa ľahko stane preklep v dátume, omylom prepíšete vzorec alebo zabudnete vyplniť nejaký stĺpec – a až neskôr pri kontrole to vyjde najavo. Aplikácia SmartJazdy.sk overuje údaje priebežne: upozorní na nesúlad, na chýbajúce polia alebo na nelogické veci (napríklad pokles stavu tachometra). Môžete to opraviť ešte pred tým, než niečo exportujete. Súčty kilometrov, podiely služobných jázd alebo prenosy na ďalšiu stranu sa v Exceli často musia počítať ručne alebo cez vzorce, ktoré sa dajú omylom zmeniť. V aplikácii sa takéto veci generujú automaticky – zmeníte vstup, výstupy sa prepočítajú samy. Ak máte viac áut alebo viac firiem, v Exceli to zvykne byť jeden veľký súbor alebo viacero rozhádzaných – v SmartJazdy.sk môžete mať viacero vozidiel a viacero firiem v jednom mieste, s jasným rozdelením, a export si vždy vygenerujete presne na to, čo potrebujete. Export výkazu knihy jázd do Excelu, CSV a XML aplikácia podporuje, takže účtovníctvo alebo externý systém dostane dáta vo formáte, ktorý im vyhovuje. A nemenej dôležité: v Exceli zdieľate súbor e-mailom alebo cez úložisko, verzie sa môžu rozchádzať a nie je jasné, kto čo menil.

V SmartJazdy.sk môžete dať prístup ekonómke alebo asistentom – s nastavením, či môžu len čítať, schvaľovať alebo exportovať – a všetci pracujú v jednej aktuálnej evidencii.

Ak hľadáte riešenie knihy jázd v Exceli alebo potrebujete mať výkaz exportovateľný do Excelu, CSV a XML, dôležité je nielen mať „tabuľku“, ale aj to, aby údaje boli pod kontrolou, prepočty sa nerobili ručne a aby ste vedeli pracovať s viacerými vozidlami a firmami a dať prístup ľuďom, ktorí to potrebujú. Správny výkaz knihy jázd musí obsahovať všetko, čo zákon vyžaduje, a mal by byť pripravený na to, že ho budete musieť dodať v tom formáte, ktorý si účtovníctvo alebo systém pýta. Aplikácia SmartJazdy.sk tieto možnosti ponúka a zároveň vám pomôže udržať evidenciu v poriadku ešte pred tým, než ju niekam exportujete.

Tento článok má informatívny charakter a nenahrádza odborné daňové poradenstvo. Pre konkrétne prípady sa obráťte na daňového poradcu.

Ako vám s tým pomôže SmartJazdy (a pomôcky zdarma)

Ak nechcete študovať legislatívu večer po práci, cieľ je jednoduchý: mať jasné podklady, ktoré dávajú zmysel účtovníkovi aj pri kontrole. SmartJazdy je navrhnuté tak, aby ste to zvládli priebežne – bez excelu a bez stresu.

Odporúčané odkazy

• SmartJazdy – elektronická kniha jázd (registrácia)
• SmartJazdy pomôcky – všetky pomôcky
• SmartJazdy – elektronická kniha jázd (registrácia)

Ako začať?

Poznámka: článok má informatívny charakter. Pri špecifických prípadoch odporúčame konzultáciu s účtovníkom alebo daňovým poradcom.