Cestovné príkazy pre zamestnancov: čo musí schváliť nadriadený a kedy
Schvaľovanie cestovných príkazov je dôležitou súčasťou procesu služobných ciest. Pozrime sa, kto môže schvaľovať, aké sú limity a čo sa často zabúda.
Kto môže schvaľovať cestovné príkazy?
Zamestnávateľ
Zamestnávateľ môže schvaľovať všetky cestovné príkazy bez ohľadu na výšku nákladov alebo vzdialenosť.
Oprávnené osoby
Zamestnávateľ môže oprávniť iné osoby na schvaľovanie cestovných príkazov:
- Vedúci oddelení
- Manažéri
- Iné oprávnené osoby
Aké sú limity schvaľovania?
Bez limitu
Zamestnávateľ môže schvaľovať všetky cestovné príkazy bez limitu nákladov alebo vzdialenosti.
S limitom
Oprávnené osoby môžu schvaľovať cestovné príkazy:
- Do určitej výšky nákladov (napr. do 500 €)
- Do určitej vzdialenosti (napr. do 200 km)
- Pre určité typy služobných ciest
Kedy sa má schvaľovať?
Pred začiatkom cesty
Cestovný príkaz musí byť schválený pred začiatkom služobnej cesty.
Prečo:
- Právna istota pre zamestnanca
- Kontrola nákladov vopred
- Možnosť zmeny plánov
Výnimočne počas cesty
Výnimočne môže byť cestovný príkaz schválený počas služobnej cesty:
- V prípade nepredvídateľných situácií
- S predchádzajúcim súhlasom zamestnávateľa
- S dokumentovaným dôvodom
Čo musí schválenie obsahovať?
1. Podpis schvaľujúcej osoby
- Podpis zamestnávateľa alebo oprávnenej osoby
- Čitateľný podpis
- Dátum schválenia
2. Dátum schválenia
- Dátum schválenia musí byť pred dátumom začiatku cesty
- Dátum musí byť zrozumiteľný
3. Súhlas (ak je potrebné)
- Súhlas s výškou nákladov
- Súhlas so spôsobom dopravy
- Súhlas s ubytovaním (ak je potrebné)
Časté chyby pri schvaľovaní
1. Schválenie po začiatku cesty
Problém: Cestovný príkaz je schválený až po začiatku cesty.
Riešenie: Vždy schvaľujte cestovný príkaz pred začiatkom cesty.
2. Chýbajúci podpis
Problém: Cestovný príkaz nie je podpísaný schvaľujúcou osobou.
Riešenie: Vždy požadujte podpis schvaľujúcej osoby.
3. Nezrozumiteľný podpis
Problém: Podpis nie je zrozumiteľný.
Riešenie: Požadujte čitateľný podpis alebo tlačené meno.
4. Chýbajúci dátum
Problém: Chýba dátum schválenia.
Riešenie: Vždy uvádzajte dátum schválenia.
Praktické tipy
Tip 1: Elektronické schvaľovanie
- Použite elektronický systém schvaľovania
- Automatické notifikácie
- Rýchlejší proces schvaľovania
Tip 2: Jasné limity
- Definujte jasné limity pre schvaľovanie
- Komunikujte limity so zamestnancami
- Kontrolujte dodržiavanie limitov
Tip 3: Dokumentácia
- Dokumentujte všetky schválenia
- Uchovávajte kópie schválených príkazov
- Vytvorte archív schválení
Záver
Správne schvaľovanie cestovných príkazov je dôležité pre právnu istotu zamestnancov a kontrolu nákladov. Schvaľujte cestovné príkazy vždy pred začiatkom cesty a dokumentujte všetky schválenia.
Tento článok má informatívny charakter a nenahrádza odborné právne poradenstvo.
Ako vám s tým pomôže SmartJazdy (a pomôcky zdarma)
Ak nechcete študovať legislatívu večer po práci, cieľ je jednoduchý: mať jasné podklady, ktoré dávajú zmysel účtovníkovi aj pri kontrole. SmartJazdy je navrhnuté tak, aby ste to zvládli priebežne – bez excelu a bez stresu.
Odporúčané odkazy
- SmartJazdy – elektronická kniha jázd (registrácia)
- SmartJazdy pomôcky – všetky pomôcky
- SmartJazdy – výpočet cestovných náhrad
- SmartJazdy – výmenné kurzy (ECB)
- SmartJazdy – kalkulačka pracovných dní
- SmartJazdy – kontrola sviatkov
Rýchly onboarding (2 min)
- Zaregistrujte sa a nastavte firmu/vozidlá.
- Evidujte jazdy priebežne (účel + trasa + km).
- Doklady ukladajte hneď (foto/scan) a exportujte podklady pre účtovníctvo.
Poznámka: článok má informatívny charakter. Pri špecifických prípadoch odporúčame konzultáciu s účtovníkom alebo daňovým poradcom.