Služobná cesta v praxi: od príkazu po vyúčtovanie (checklist)

Kompletný checklist služobnej cesty vám pomôže nezabudnúť na nič dôležité. Použite ho pred cestou, počas nej a pri vyúčtovaní.

Pred služobnou cestou

✓ Cestovný príkaz

• [ ] Požiadať o cestovný príkaz
• [ ] Overiť, že je cestovný príkaz schválený
• [ ] Skontrolovať údaje v cestovnom príkaze (dátum, čas, trasa, účel)
• [ ] Uchovať kópiu cestovného príkazu

✓ Príprava

• [ ] Rezervovať ubytovanie (ak je potrebné)
• [ ] Rezervovať dopravu (ak nie je vlastné vozidlo)
• [ ] Pripraviť doklady (preukaz, pas, atď.)
• [ ] Informovať kolegov o absencii

✓ Finančné

• [ ] Overiť rozpočet služobnej cesty
• [ ] Pripraviť hotovosť alebo platobnú kartu
• [ ] Overiť možnosti úhrady (firemná karta, atď.)

Počas služobnej cesty

✓ Doklady

• [ ] Zbieranie všetkých účteniek a faktúr
• [ ] Fotografovanie dokladov (ak nie sú fyzické)
• [ ] Uchovávanie dokladov bezpečne

✓ Evidencia jázd

• [ ] Zapísať všetky jazdy do knihy jázd
• [ ] Rozlíšiť služobné a súkromné jazdy
• [ ] Uviesť správne údaje (dátum, čas, kilometre, trasa, účel)

✓ Kontrola

• [ ] Skontrolovať správnosť dokladov
• [ ] Overiť správnosť údajov v evidencii
• [ ] Opraviť chyby včas

Po služobnej ceste

✓ Vyúčtovanie

• [ ] Pripraviť všetky doklady
• [ ] Vyplniť vyúčtovanie služobnej cesty
• [ ] Pripojiť všetky doklady
• [ ] Skontrolovať výpočet cestovných náhrad
• [ ] Podat vyúčtovanie v stanovenom termíne

✓ Evidencia

• [ ] Skontrolovať úplnosť evidencie jázd
• [ ] Overiť správnosť rozdelenia služobných a súkromných jázd
• [ ] Opraviť všetky chyby
• [ ] Pripojiť doklady k služobným jazdám

✓ Komunikácia

• [ ] Informovať o výsledkoch služobnej cesty
• [ ] Zaslať zápis zo stretnutia (ak je potrebné)
• [ ] Vykonať follow-up úlohy

Checklist dokladov

Potrebné doklady

• [ ] Účtenky za PHM
• [ ] Účtenky za mýto
• [ ] Účtenky za parkovanie
• [ ] Faktúry za ubytovanie
• [ ] Účtenky za stravu (ak nie sú diéty)
• [ ] Účtenky za iné výdavky
• [ ] Doklady k účelu cesty (pozvánky, faktúry, atď.)

Praktické tipy

• Využite aplikáciu – elektronická aplikácia vám pomôže s evidenciou a dokladmi
• Fotografujte doklady – fotografujte doklady ihneď po ich získaní
• Uchovávajte doklady – uchovávajte doklady systematicky
• Kontrolujte pravidelne – kontrolujte evidenciu pravidelne, nie raz za rok

Záver

Správne vedený checklist služobnej cesty vám pomôže nezabudnúť na nič dôležité a uľahčí vyúčtovanie. Použite tento checklist pri každej služobnej ceste.

Tento článok má informatívny charakter a nenahrádza odborné daňové poradenstvo.

Ako vám s tým pomôže SmartJazdy (a pomôcky zdarma)

Ak nechcete študovať legislatívu večer po práci, cieľ je jednoduchý: mať jasné podklady, ktoré dávajú zmysel účtovníkovi aj pri kontrole. SmartJazdy je navrhnuté tak, aby ste to zvládli priebežne – bez excelu a bez stresu.

Odporúčané odkazy

• SmartJazdy – elektronická kniha jázd (registrácia)
• SmartJazdy pomôcky – všetky pomôcky
• SmartJazdy – výpočet cestovných náhrad
• SmartJazdy – výmenné kurzy (ECB)
• SmartJazdy – kalkulačka pracovných dní
• SmartJazdy – kontrola sviatkov

Rýchly onboarding (2 min)

1. Zaregistrujte sa a nastavte firmu/vozidlá.
2. Evidujte jazdy priebežne (účel + trasa + km).
3. Doklady ukladajte hneď (foto/scan) a exportujte podklady pre účtovníctvo.

Poznámka: článok má informatívny charakter. Pri špecifických prípadoch odporúčame konzultáciu s účtovníkom alebo daňovým poradcom.